Mitarbeiterfotos automatisch erstellen

Sie möchten Ihren Bestand an Mitarbeitertfotos für das ActiveDirectory, Exchange, Outlook oder das CRM bzw. HR System immer auf dem aktuellen Stand haben? Dann könnte eine Fotobox eine Überlegung wert sein.

Das Einsatzziel

Die Mitarbeiter Ihrer Firma sollen an einem fixen oder an turnusmäßig wechselnden Standorten (z. B. im Casino bzw. der Betriebskantine) die Möglichkeit haben das eigene Mitarbeiterfoto zu erstellen oder zu aktualisieren. Wichtig dabei ist, dass dies in Form eines Self-Service passiert und kein zusätzliches Personal vor Ort mit der Aufgabe gebunden wird.

Ein Lösungsvorschlag

Sie positionieren eine für Mitarbeiterfotos optimierte Fotobox in der HR-Abteilung, beim Empfang oder in der Kantine in einer ruhigen Ecke.
Der Platzbedarf liegt bei ca. 1,5m x 0,5m. Dort können sich die Mitarbeiter ähnlich wie bei einem Passbildautomaten vor die Fotobox setzten und auf dem Bildschirm die Anleitung für die notwendigen Schritte lesen.

Der Bildschirm dient als Touchscreen gleichzeitig als Eingabeterminal für die notwendigen Informationen wie z. B. Personalnummer, Vorname, Nachname oder Geburtsdatum. Alternativ kann die Fotobox auch so eingerichtet werden, dass die Daten direkt vom Mitarbeiterausweis eingelesen werden. Die so erfassten Daten werden dann später Bestandteil des Dateinamens des aufgenommenen Bildes. Neben der Personeninformationen kann auch ein Disclaimerbildschirm mit einer Freigabeoption für interne/externe Verwendung des Fotos eingerichtet werden.

Die Aufnahme kann in einer von Ihnen definierten Größe und Seitenverhältnis (z. B. Quadratisch für das ActiveDirectory) gespeichert werden. Über den Dateinamen findet ein matching zwischen dem aufgenommenen Bild und dem internen Mitarbeiterdatensatz statt. Gerne unterstützen wir die interne IT-Abteilung bei der Definiton der Schnittstelle.  Als optionale Erweiterung steht eine Biometrieprüfung und ein Zuschnitt auf ein biometrisches Ausweisfoto zur Verfügung.
 
Die Bildausgabe kann gleichzeitig in mehreren unterschiedlichen Formaten erfolgen.
So haben Sie immer das passende Foto für Outlook, das CRM-System, XING, LinkedIn, Facebook, Instagram usw. zur Hand.
Selbstverständlich kann jede Datei auch mit dem Firmenlogo "gebranded" werden und/oder der Name und die Position des Mitarbeiters können direkt mit auf dem Bild stehen.

Wie kommt der Mitarbeiter zu seinem Bild?

Damit nicht nur das CRM System oder das ActiveDirectory in den Genuss der neuen Bilder kommt, stehen für den Mitarbeiter drei unterschiedliche Wege zur Verfügung um sein Bild auch digital zu bekommen.

  1. Eingabe der E-Mail-Adresse am Ende der Fotosequenz.
    In diesem Fall wird das aufgenommene Foto direkt an die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters geschickt.
  2. Download aus einer Onlinegalerie
    Am Ende der Sequenz wird ein Code eingeblendet oder ausgedruckt über den der Mitarbeiter seine Originalaufnahme sowie die unterschiedlichen Formate für die unterschiedlichen Zielsysteme herunterladen kann.
  3. Download per QR-Code aus einer Offlinegalerie
    Die Fotobox stellt ein eigenes WLAN zur Verfügung in welches sich der Mitarbeiter einwählen muss.
    Am Ende der Sequenz wird ein QR-Code eingeblendet. Dieser QR-Code führt zu einer Offline Galerie aus der sich der Mitarbeiter seine Bilder herunterladen kann.
    Im Gegensatz zur Onlinegalerie funktioniert dieser Weg nur in direkter Umgebung der Fotobox.

Weitere Einsatzmöglichkeiten

Um die Investition optimal zu nutzen, stehen Ihnen folgende Einsatzmöglichkeiten offen:

  • Mitarbeiterfotos (wie oben beschrieben)
  • Aufnahmen von Besuchergruppen z.B. nach einer Führung durch das Unternehmen
  • Einsatz auf Messen um personalisierte "Flyer" zu erzeugen
  • Fotoattraktion bei Kundenveranstaltungen & Tagungen
  • Einsatz bei Mitarbeiter-Sommerfesten und Weihnachtsfeiern
  • Erstellung von biometrischen Passfotos

Der Kostenrahmen

Die Kosten für den Kauf einer so optimierte Fotobox liegen deutlich unter 9.000 € zzgl. MwSt und rechnen sich so schon für Firmen ab ca. 200 Mitarbeitern.
Selbstverständlich besteht auch die Möglichkeit das System vorher auf Mietbasis ab 400 € + 1 € / Mitarbeiterfoto zzgl. MwSt pro Woche zu testen. 1/3 der Miete werden beim späteren Kauf angerechnet wenn das System direkt übernommen wird.

Referenzen

Seit der Einführung des System im Frühjar 2019 wurden zwei Systeme in Deutschland und der Schweiz installiert.
Sowohl bei der WWZ AG in der Schweiz als auch bei der Firma Haufe Lexware findet das System bei den Mitarbeitern großen Anklang.
 
Dieses Beispielvideo zeigt nicht die finale Version des Ablaufs. Es gibt aber einen guten Eindruck, wie das Ganze in der Praxis funktioniert.
Play Video

Wenn wir Ihr Interesse für automatisierte Mitarbeiterfotos wecken konnten, dann rufen Sie uns unter 09331 8021990 an oder senden Sie eine E-Mail an office@photobooth-deluxe.de.

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